03. März 2015

Finanzworkshop in Guatemala

7 Partnerorganisationen, 16 Personen und zwei Tage: Im Februar hat AWO International zum Finanzworkshop eingeladen, um sich mit Partnerorganisationen aus Mittelamerika und Mexiko auszutauschen und administrative Prozesse zu verbessern und effizienter zu gestalten: damit für die inhaltliche Arbeit mehr Zeit bleibt.

Insgesamt 16 Personen aus 7 Partnerorganisationen waren beim Finanzworkshop dabei. (Foto: AWO International)Insgesamt 16 Personen aus 7 Partnerorganisationen waren beim Finanzworkshop dabei. (Foto: AWO International)

Das AWO International Regionalbüro in Guatemala liegt in der Zone 10 der Hauptstadt. Von dort aus koordinieren 6 Mitarbeiter/innen die Projekte in Mittelamerika und Mexiko. Sie begleiten die Partnerorganisationen in inhaltlichen und administrativen Fragen. Dies ist keine einfache Aufgabe, da unsere hohen Ansprüche nicht immer mit den Realitäten vor Ort kompatibel sind. Es gibt viele Herausforderungen, wie zum Beispiel Stromausfälle: Dann haben die Kolleginnen und Kollegen keinen Zugriff auf Computer und Internet mehr. Auch können Zahlungen meist nur per Scheck getätigt werden, der dann im starken Verkehr der zentralamerikanischen Städte zum Empfänger gebracht werden muss. Da die Post nicht zuverlässig arbeitet, werden Dokumente häufig mit dem Auto von A nach B gefahren. Hinzu kommt, dass viele Aktivitäten der Partnerorganisationen in abgelegenen Dörfern und Vierteln durchgeführt werden, wodurch Belege und Dokumente lange Wege bis in die Hauptbüros zurücklegen müssen. Unter solchen Bedingungen kann die Projektverwaltung vor Ort zu einer schwierigen Aufgabe werden. 

Im Februar hat AWO International alle Partnerorganisationen zu einem Finanzworkshop eingeladen, um Erfahrungen auszutauschen und Wege zu finden, wie administrative Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden können. Insgesamt 16 Personen von 7 Partnerorganisationen aus Mexiko, Guatemala, El Salvador und Nicaragua waren dabei. „Wir hatten anfangs Bedenken, dass uns Formate vorgesetzt werden, die für uns nicht umsetzbar sind“, so Mercedes Acosta von ACISAM. „Die haben sich aber als unbegründet erwiesen, denn das Ziel war es in einen Dialog zu treten, sich auszutauschen und gemeinsam adäquate Lösungen zu finden“, fügt Marius Zynga, der Workshop geleitet hat, hinzu. „Es war schön zu sehen, dass erfahrene Finanzmitarbeiter den neuen Partnerorganisationen viele Dinge erklären konnten. Es zeigt, dass sie unsere Abläufe gut kennen. Auch war es wichtig den Projektpartnern noch einmal die Logik unseres Projektzyklus zu erläutern“, so Zynga.

Nach den zwei Tagen sind die Teilnehmer/innen zufrieden mit den Ergebnissen des Workshops. „Es war sehr praxisorientiert und wir haben mehrere Vereinfachungen erarbeitet“ steht an der Feedbacktafel, aber auch, dass mehr Zeit für weitere Übungen gut gewesen wäre. Dies zeigt, dass für eine reibungslose Projektverwaltung trotz einer ausführlich verschriftlichten Finanzregelung auch ein regelmäßiger Austausch sowie Praxisübungen notwendig sind. Gemeinsam mit unseren Partnerorganisationen arbeiten wir von AWO International konstant daran, die Verwaltungsabläufe effizient zu gestalten, sodass so viel Energie und Zeit wie möglich direkt in die Projektaktivitäten fließen können.

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